En el mundo actual, donde la información es uno de los activos más valiosos, la protección de los datos personales es una prioridad empresarial. La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, aprobada en 2021, establece un marco claro que regula la recolección, manejo, almacenamiento y uso de datos personales de individuos. Esta normativa obliga a las empresas a ser responsables con la información que manejan y a garantizar la privacidad de sus clientes, empleados y cualquier otra persona cuyos datos recolecten.
Implementar una política robusta de protección de datos personales no solo es un mandato legal, sino también una estrategia fundamental para construir confianza y credibilidad en el mercado.
1. Cumplimiento Legal y Sanciones
Uno de los principales motivos para implementar una política de protección de datos personales es cumplir la Ley Orgánica que establece requisitos y obligaciones para empresas en cuanto al tratamiento de datos personales. Incumplir estas obligaciones puede resultar en sanciones severas que incluyen multas significativas y hasta la suspensión temporal o definitiva de actividades comerciales. Para evitar estos riesgos, es adoptar políticas y procedimientos para proteger los datos personales.
En mayo de 2021 se publicó la Ley de Protección de Datos Personales, que tiene algunas siglas, como LOPDP u otras parecidas, que describen su alcance. Tuvo un plazo para entrar en un régimen sancionatorio desde su publicación e inició en mayo de 2024. Por lo tanto las empresas tuvimos ese plazo para implementar políticas para cumplir.
2. Construcción de Confianza
En un entorno digital donde la preocupación por la privacidad está en aumento, la confianza del cliente es un factor diferenciador clave para las empresas. Los consumidores son cada vez más conscientes de sus derechos en cuanto a la protección de sus datos, y están dispuestos a interactuar únicamente con organizaciones que demuestren un compromiso claro con la privacidad y seguridad de su información. Una política de protección efectiva garantiza el cumplimiento legal y demuestra a los clientes y a las partes interesadas que la empresa valora su privacidad y está comprometida con la transparencia en el manejo de la información.
Uanataca es una entidad acreditada en Arcotel para emitir firmas electrónicas. Nos encargamos de generar una identidad digital a personas y empresas para autenticación en medios electrónicos, firmando documentos, emitiendo facturas electrónicas y otros casos diarios de uso digital.
Al momento de verificar la identidad de las personas, interactuamos con ellas para conocer sus datos personales y el sustento que nos permita verificar que esa persona sea quien dice ser. Uanataca custodia información y evidencias de dicho proceso, que, además, por Ley estamos obligados a conservar durante 15 años.
¿Qué debemos hacer para proteger los datos personales de las personas? Primero, debemos darles a conocer a nuestros clientes nuestra política de tratamiento de datos personales. Ellos deben saber y conocer cómo funcionan sus datos cuando solicita una firma electrónica. La política de Uanataca está publicada en nuestra página web en https://uanataca.ec y es pública.
Uanataca tiene la responsabilidad de custodiar esos datos, de manera segura, con estándares internacionales de seguridad informática, que brinden tranquilidad, al usuario y a nuestra empresa. Este proceso de implementación lo comenzamos a planificar inmediatamente después de que se publicara la Ley, para cumplir con los plazos. Se confirmó un equipo con un responsable que fue la persona que llevó a cabo el proceso con todas las áreas involucradas.
3. Pasar de la teoría a la práctica
Fue muy importante contar con un estudio jurídico que sepa al detalle las implicaciones que traía esta nueva Ley. Por eso tomamos la decisión de trabajar con expertos en la materia, como son la firma BBA (Barzallo Barzallo & Asociados).
El estudio jurídico nos acompañó desde el inicio, haciendo un levantamiento de información y de procesos. Fuimos identificando los puntos de contacto y la información más sensible, categorizándola según correspondía. Se creó un equipo de trabajo y sobre todo un compromiso de los dos lados, lo cual allanó el camino. Fue muy importante que nuestros colaboradores se involucren con este tema, ya que cualquiera de
nosotros podría estar atendiendo a un cliente. El trabajo comenzó casa a dentro, debido a que la Ley también indica así, respecto de cada uno de los procesos que tenemos. No solo aplica en los procesos de cara al público, ya que internamente también debemos proteger los datos personales de los colaboradores de Uanataca.
4. Prevención de Pérdidas Financieras y Daños a la Reputación
La violación de datos personales puede tener consecuencias devastadoras para una empresa, tanto en términos de pérdidas financieras como de daño a su reputación. Los incidentes de seguridad, como filtraciones de datos o ataques cibernéticos pueden resultar en costos significativos que van desde el pago de multas hasta la implementación de medidas correctivas costosas y la compensación a las víctimas afectadas.
Además, la pérdida de confianza del cliente debido a una violación de datos puede resultar en la disminución de la base de clientes, afectando directamente los ingresos. La implementación de una política de protección de datos sólidos puede ayudar a prevenir estos riesgos y proteger los intereses financieros y reputacionales de la empresa.
5. Mejor Gestión de la Información y Eficiencia Operativa
Una política de protección de datos se centra en la seguridad e implica la creación de procesos eficientes para recolección, almacenamiento y uso de datos personales. Al tener procesos claros y definidos para el manejo de la información, las empresas pueden mejorar la gestión de sus datos, asegurando que solo se recopilen y conserven los datos necesarios y que se utilicen de manera responsable y ética. Esto reduce el riesgo de incumplimiento y mejora la eficiencia operativa, al reducir la duplicación de esfuerzos y facilitar el acceso a información relevante y precisa.
6. Cultura Organizacional Ética y Responsable
La implementación de una política de protección de datos personales contribuye a crear una cultura organizacional basada en la ética y la responsabilidad. Cuando los empleados son conscientes de la importancia de proteger los datos personales y conocen los procedimientos y medidas que deben seguir, es más probable que actúen de manera ética y responsable en el manejo de la información. Esto protege a la empresa de posibles violaciones de datos y promueve un ambiente de trabajo que valora la privacidad y el respeto a los derechos de las personas.
7. Adaptabilidad a las Exigencias del Mercado Global
En un mundo cada vez más interconectado, las empresas deben estar preparadas para cumplir con regulaciones de privacidad locales e internacionales. Muchas normativas globales, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, tienen estándares estrictos de protección de datos que requieren alinear las políticas locales. Adoptar políticas de protección de datos que cumplan con la Ley Orgánica nacional puede facilitar su adaptación a estándares internacionales, permitiendo a las empresas operar con mayor seguridad y confianza en mercados globales.
8. Fomento de la Innovación y Mejora Competitiva
Una empresa que gestiona de manera ética y segura los datos personales de sus clientes no solo cumple con la ley, sino que también crea una ventaja competitiva. La protección de datos es un elemento diferenciador que puede convertirse en un valor agregado para los clientes que buscan proveedores confiables. Cuando las empresas garantizan la seguridad de los datos, se crea un ambiente de confianza que fomenta la innovación. Los empleados y socios se sienten más seguros al compartir información confidencial y trabajar en proyectos innovadores que requieren el manejo de datos sensibles.
9. Elementos Clave para una Política de Protección de Datos
Es fundamental considerar varios elementos clave. Primero, es necesario realizar un análisis de riesgos que identifique posibles vulnerabilidades y áreas de mejora en el manejo de datos personales. Segundo, se deben establecer protocolos claros para recolección, almacenamiento, y eliminación de datos, garantizando que sean transparentes y conformes a la ley. Tercero, es esencial capacitar a los empleados sobre la importancia de la protección de datos y las mejores prácticas a seguir. Finalmente, se deben implementar herramientas tecnológicas y medidas de seguridad adecuadas, como la encriptación y el uso de firewalls, para proteger los datos contra accesos no autorizados y posibles ciberataques.
